Как подать уведомление в Роскомнадзор через Госуслуги: пошагово и без возвратов

Через Госуслуги уведомление подаётся быстрее всего, но у этого пути есть особенность: форма строгая, и при любой нестыковке заявление возвращают. Мы собрали инструкцию так, чтобы подать с первого раза.

Что подготовить до входа на портал

Половина возвратов происходит не из-за портала, а из-за того, что человек садится заполнять форму, не зная ответов. Соберите заранее:

• реквизиты оператора: полное наименование, ИНН, ОГРН, юридический и фактический адрес, телефон, электронная почта;
• ФИО, должность и контакты ответственного за организацию обработки персональных данных;
• перечень целей обработки, и для каждой цели категории данных, категории субъектов и правовое основание;
• адрес размещения баз данных: страна, город, а лучше точный адрес ЦОД или хостинг-провайдера;
• описание мер защиты в терминах статьи 18.1 закона: назначен ответственный, изданы локальные акты, проводится внутренний контроль, определён уровень защищённости, применяются технические меры;
• сведения о трансграничной передаче, если данные уходят за рубеж, с перечнем стран;
• дата начала обработки.

Электронная подпись должна быть установлена и работать в браузере. Проверьте это заранее на любой другой услуге, требующей УКЭП.

Шаги

1. Войдите на Госуслуги под учётной записью организации или ИП. Для организации руководитель должен быть привязан к учётной записи юрлица.
2. В поиске по услугам наберите «уведомление об обработке персональных данных». Услуга предоставляется Роскомнадзором, в карточке так и написано.
3. Выберите тип уведомления: о намерении обрабатывать персональные данные, об изменении сведений или о прекращении обработки. Первый раз это «намерение», даже если обработка фактически уже идёт.
4. Заполните сведения об операторе. Часть полей подтянется из профиля организации, проверьте их, особенно адрес.
5. Заполните блок целей. Это самая долгая часть. Каждая цель добавляется отдельно, внутри цели отмечаются категории данных и субъектов и указывается правовое основание. Не объединяйте всё в одну цель «деятельность компании», такое уведомление вернут.
6. Укажите сведения о базах данных и мерах защиты. Если сервер арендован у хостинга, пишется адрес дата-центра хостинга, его обычно можно найти в договоре или запросить у поддержки.
7. Укажите ответственного и дату начала обработки.
8. Проверьте заявление целиком, подпишите УКЭП, отправьте.

Статус заявления меняется в личном кабинете. Если заявление вернули, в комментарии будет указана причина. Исправьте и отправьте заново, подача не ограничена по количеству попыток.

Что возвращают чаще всего

Из нашей практики подачи за клиентов три причины покрывают почти все возвраты.

Цели сформулированы слишком общо. «Ведение хозяйственной деятельности» или «работа с клиентами». Нужна конкретика: «заключение и исполнение договоров оказания услуг», «рассмотрение обращений, поступивших через сайт».

Не указано правовое основание или указано некорректно. Для согласия это пункт 1 части 1 статьи 6, для договора пункт 5 части 1 статьи 6, для кадрового учёта Трудовой кодекс, для бухгалтерии Налоговый кодекс и закон о бухгалтерском учёте.

Нет адреса размещения базы данных или указан адрес офиса при облачном хостинге. Нужен адрес, где физически стоят серверы.

После включения в реестр

Запись можно найти на портале Роскомнадзора по ИНН. Сохраните номер и дату записи, они понадобятся при переписке с ведомством и при проверках. И поставьте напоминание: при любом существенном изменении, от смены адреса до нового облака, нужно подать уведомление об изменении не позднее 15-го числа следующего месяца. Как проверить свою запись и что в ней должно совпадать с сайтом, в статье про проверку в реестре.

Если формулировки целей и оснований вызывают сомнения, это ровно та часть работы, которую мы делаем в рамках аудита персональных данных: собираем перечень целей по реальным процессам компании и подаём уведомление от вашего имени.